PAPIERLOSES BÜRO – EIN MYTHOS?

Bildquelle: gustavofrazao - stock.adobe.com

 

PAPIERLOSES BÜRO – EIN MYTHOS?

 

Die Grenzen der Digitalisierung in der Personalverwaltung

Vorweg sei gesagt: Der Schreibtisch der Autorin wird vermutlich nie papierfrei sein. Obwohl stets bemüht, ökologisch zu handeln und sogar effizient zu arbeiten, könnte sie auf Papier im (Arbeits-) Alltag nie verzichten. Schnell was notiert, den Tagesplan auf einer farbigen Trennlasche erstellt, Ideen für den nächsten Artikel– in wildem Cluster – gesammelt. Ganz zu schweigen vom Kritzeln beim Telefonieren. Und wie gut fühlt es sich an, Erledigtes zu zerreißen und mit Schwung in die Ablage „P“ zu befördern! Von papierfreien Arbeitsplätzen ist sie dennoch zutiefst beeindruckt – sie wirken auf sie wie der Inbegriff von Ordnung und Effizienz.

 

Wettbewerbsvorteil Digitalisierung

Für viele Betriebe könnten Aktenordner und Papierstapel allerdings tatsächlich bald der Vergangenheit angehören: Laut Digital Office Index 2018, einer repräsentativen Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern durch den Digitalverband Bitkom, haben deutsche Unternehmen etwa die Hälfte des Wegs zum digitalen Büro geschafft. Je größer ein Unternehmen, desto digitaler aufgestellt ist es in der Regel. Knapp Dreiviertel der befragten Betriebe finden, dass digitale Bürolösungen die Performance ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse optimiert haben. Auch habe die Automatisierung zugenommen sowie die Erfüllung der Compliance-Richtlinien, die Kundenzufriedenheit, die Transparenz und die Datensicherheit. „Man kann sagen: Die Unternehmen, die in die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse investieren, haben einen hausgemachten Wettbewerbsvorteil“, so Nils Britze, Bitkom-Refent. Ohne Frage: Gelingt es, ein gut funktionierendes System, mit dem alle im Unternehmen wirklich zurechtkommen, zu installieren, ist ein papierloses Büro sinnvoll und durchaus möglich – fast! Wären da nicht ein paar Details zu berücksichtigen. Viele davon stehen vermutlich in den GoBD, ausgeschrieben: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – die 37 Seiten langen Anforderungen der Finanzverwaltungen von Bund und Ländern. Wenn man alles richtig macht, was dort steht, ist man vermutlich schon auf der sicheren Seite.

 

Ist die elektronische Personalakte möglich?

Einem völlig papierfreien Unternehmen steht jedenfalls entgegen, dass es doch noch Dokumente gibt, die im Original verwahrt werden müssen. Hierzu gehören beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Ausfuhrbelege. Und eben doch auch – obwohl uns Softwarefirmen immer wieder gerne weis machen wollen, dass es möglich sei, Personalakten ausschließlich elektronisch zu führen – Unterlagen in der Personalverwaltung. So beispielsweise Stundenzettel zur Erfassung der Arbeitszeiten, die seit der Einführung des Mindestlohns in manchen Branchen von Geringverdienern auszufüllen sind. Laut Sozialgesetzbuch besteht außerdem die Pflicht, einen sozialversicherungsrechtlichen Nachweis führen zu können. Das bedeutet, Lohnunterlagen sind in deutscher Sprache bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahrs im Original aufzubewahren. Weitere Pflichten zur Aufbewahrung können sich unter anderem aus dem Einkommenssteuergesetz, dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Neben der elektronischen Personalakte sollten Sie also immer auch bestimmte Dokumente im Original verfügbar halten. Alle weiteren Unterlagen können im Prinzip ausschließlich digitalisiert aufbewahrt werden. Werden jedoch die Originale vernichtet, entsteht auch hier eine gewisse Rechtsunsicherheit, z. B. wenn ein gerichtlicher Prozess angestrengt wird. Dann kann es vorkommen, dass verlangt wird, Originale vorzulegen.

 

Kritzeln und Knüllen für Konzentration und Kreativität

Vielleicht bleibt das papierlose Büro somit doch ein Mythos. Jedenfalls sei abschließend gesagt, dass die englischen Wissenschaftler Abigail Sellen und Richard Harper in ihrer Studie „The Myth of the Paperless Office“ herausfanden, dass Papier viele Sinne anspricht und dass dies auch ein Grund ist, warum es das papierlose Büro nie geben wird. Sie fragten sich, warum Konferenzteilnehmer Papier zerknüllen, darauf zeichnen oder herumkritzeln. Die Antwort ist: Es fördert Konzentration und Kreativität und somit die Leistungsfähigkeit – genau wie bei der Autorin!

 

B.I.P. – Ihr ganzheitlicher HR-Dienstleister

Als ganzheitlicher HR-Dienstleister stehen wir Ihnen in allen Fragen des HR-Managements zur Seite.

 

Sie haben Interesse an unseren Dienstleistungen?

So erreichen Sie uns:

Telefon: +49 (0) 511 - 77 19 67-0

E-Mail info@bip-international.de

 

Der Artikel hat Ihr Interesse hervorgerufen?

Kommentieren oder teilen Sie ihn gerne!

 

von Martina Tangara

zurück

Einen Kommentar schreiben